Life@Prato

‘Duidelijk communiceren is noodzakelijk om iets te bereiken’

By 25 april 2019 No Comments
UCLL - Flowlab

Developers staan niet bekend om hun communicatieve vaardigheden, al zijn we bij Prato zeker niet op ons mondje gevallen. Pratorian Liesbeth, die in 2018 afstudeerde in de IT, vond dat er tijdens haar opleiding wat meer aandacht had mogen zijn voor wat het werk van een developer in de praktijk inhoudt en hoe belangrijk communicatie daarbij is. Dus toen een lector van UCLL haar vroeg of Prato een seminarie over testing kon geven voor tweedejaars studenten Toegepaste Informatica, was ze meteen enthousiast. Net als haar collega’s Wim en Heleen. Het drietal stak de koppen bij elkaar, overlegde met de lector en werkte een opdracht uit:

Als beginnende online retailer willen we onze producten online kunnen aanbieden waarbij onze klanten een overzicht krijgen van wat wij aanbieden en hierin kunnen zoeken. We willen ook dat klanten onze producten kunnen bestellen. Wij verwachten een volledige bestelflow.

“Een heerlijk vervelende opdracht”, lacht Liesbeth. “Onder het motto ‘het doel heiligt de middelen’ moesten de studenten een bestelfunctie toevoegen aan een basic webshop die ze al gebouwd hadden voor een ander vak. Onze formulering was bewust kort en vaag om studenten uit hun kot te lokken en ze aan te sporen ons te contacteren met vragen.”

Opzet geslaagd!

Van de negentig studenten die deelnamen, stelden er slechts vijf een vraag. “Eén student vroeg ons specificaties op te stellen”, vertelt Liesbeth. “Toen wij vroegen wat hij daarmee bedoelde, bleef het oorverdovend stil. De tweede e-mail die we kregen, kwam van vier andere studenten. Ze stelden ons een gerichte vraag en zijn ook echt aan de slag gegaan met ons antwoord.”

De andere 85 studenten maakten zich er wat gemakkelijk vanaf. Ze leverden niets in of programmeerden iets zonder functionaliteit. “Kortom, opzet geslaagd!”, lacht Heleen. “De studenten gaven ons meer dan voldoende materiaal om onze boodschap kracht bij te zetten: vragen stellen en duidelijk communiceren is noodzakelijk om iets te bereiken.”

Prato User Story Template

Liesbeth, Heleen en Wim keerden terug naar UCLL om de studenten te vragen wat ze van de opdracht vonden en om nogmaals te benadrukken hoe belangrijk communicatie is. Wim: “We legden uit hoe een agile workflow en user stories kunnen helpen om meer functionaliteit, kwaliteit en een klantgerichter product op te leveren. De studenten kregen heel wat tips en we deelden onze Prato User Story Template om concreet mee aan de slag te gaan. Een user story is in feite een verhaaltje waarin kort wordt beschreven waar een specifieke functionaliteit aan moet voldoen. User stories vertalen het concept voor een systeem tot een pakket aan wensen en behoeftes. In begrijpelijke taal.”

Tweede ronde: betere uitkomsten

De 90 studenten werden in groepjes van vier verdeeld en moesten de opdracht opnieuw uitvoeren, maar nu aan de hand van user stories. Drie weken lang konden de studenten bij Liesbeth, Heleen en Wim terecht voor reviews en tips. Sommige groepjes gingen meteen aan de slag, anderen hadden na twee weken nog niets ingeleverd, maar aan het eind van de rit waren alle uitkomsten sowieso beter.

Acht studenten die zich opmerkelijk goed hadden ingezet voor de user story opdracht kwamen een paar weken later met twee docenten Flowlab-ervaring opdoen bij Prato. Prato-collega Chris heette de studenten welkom op Corda Campus en vertelde wat de bedoeling was. De groep luisterde met gespitste oren en stelde al direct allerlei kritische vragen.

Blog_UCLL user story IBlog_UCLL user story IIBlog_UCLL user story III

Flowlab: De managers (docenten) beslissen

De groep werd in twee gesplitst. In de eerste ronde was de docent de manager die aan het begin van de dag beslist welke taken uitgevoerd worden. Ze moest alle studenten zo efficiënt mogelijk inzetten en zorgen dat iedereen aan 100% kon blijven werken. De studenten en docenten gingen meteen fanatiek aan de slag en namen hun rol uiterst serieus. Zo ontstonden direct levendige discussies over hoe veel uur op een dag gewerkt moest gaan worden om alles af te krijgen.

De ene groep kreeg iets meer taken af dan de andere, maar de problemen waren hetzelfde: de taken die geen label ‘urgent’ of ‘fixed date’ hadden, raakten niet af. Iedereen moest veel wachten. En zoals één van de studenten opmerkte: “meer onafgewerkte taken betekent meer problemen.”

Flowlab: De medewerkers (studenten) beslissen

Na een korte uitleg van Chris over hoe we bij Prato werken, speelden beide teams de volgende ronde. Dit keer kozen ze een maximale work in progress (WIP): 5 voor het ene en 8 voor het andere team. De docent was niet langer de manager die van bovenaf taken oplegt. Iedere student die niet meer verder kon met zijn eigen werk besliste met zijn team wie hij ging helpen. Wachten op werk was geen optie.

Vanaf de start liep de simulatie een stuk vlotter. Beide groepen rondden meer taken af en de gemiddelde doorlooptijd was een stuk korter en bovendien voorspelbaar. Na 10 dagen is nergens ‘idle time’ ontstaan, dus alle uren kunnen gefactureerd worden aan de klant. “Je houdt meer overzicht als je de taken één voor één afhandelt in plaats van meerdere tegelijk”, concludeerden de studenten.

‘Praktisch en interessant’

Na deze intensieve ochtend, kregen de studenten nog een rondleiding door de Prato-kantoren waar ze opnieuw veel vragen stelden. “Ik vond het nuttig om hier vandaag te zijn”, vertelt student Jef. “Handig om te zien hoe het er bij een bedrijf echt aan toegaat. Op school is wat we leren heel theoretisch. Vandaag is heel praktisch en interessant.”